PROTOCOLO CANAL DE DENUNCIAS
I.- OBJETO
PROMEDIOS considera un hecho clave en su comportamiento con la Sociedad que cualquier tipo de conducta potencialmente peligrosa para PROMEDIOS, Nuestros empleados, Nuestros clientes, Nuestros Proveedores y el resto de Grupos de Interés, que nos afectan, sea investigada, actuando de acuerdo a su misión, visión y valores.
De esta forma, cualquier denuncia y/o reclamación será considerada y tratada de forma profesional y confidencial, adoptando las medidas oportunas para proteger los derechos del denunciante.
El presente Protocolo se ha elaborado dando cumplimiento a las medidas establecidas por:
• La Directiva (UE) 2019/1937 (UE) del Parlamento Europeo y del Consejo de 23 de octubre de 23019 relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión,
• La Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
Y en esta línea, el presente Protocolo tiene como objetivo: establecer las reglas básicas y aplicables de funcionamiento para el tratamiento y resolución de todas las denuncias, amparadas en las normativas aplicables, que se reciban a través del CANAL de cumplimiento de acuerdo con la ley.
De esta forma, PROMEDIOS establece un mecanismo esencial para garantizar el correcto cumplimiento de normas, permitiendo prevenir posibles incumplimientos y corregir aquéllos que hayan sido detectados.
Es, por tanto, un cauce de comunicación entre PROMEDIOS y terceras personas, donde PROMEDIOS recibe y gestiona, en su mejor saber y entender, informaciones y/o denuncias sobre posibles conductas consideradas irregulares que supongan un incumplimiento legal, tanto a nivel externo como a nivel interno (recogidas y publicadas en protocolos y códigos de conducta de PROMEDIOS).
II.- ÁMBITO DE APLICACIÓN PERSONAL.
El presente PROTOCOLO se aplicará a todas las personas que formen parte de la plantilla de PROMEDIOS, a todas aquellas otras que sin ser empleados de PROMEDIOS presten servicios en sus centros de trabajo en virtud de contrato de puesta a disposición o de cualquier otro suscrito con terceros, así como a cualquier otra persona, vinculada o no con PROMEDIOS, que pueda tener conocimiento de cualquier incumplimiento de las normas (internas o externas aplicables) a PROMEDIOS.
Todos los empleados tienen la obligación de cumplir y hacer cumplir las políticas y medidas implementadas por PROMEDIOS, así como el derecho a exigir su cumplimiento.
PROMEDIOS garantiza la puesta a disposición del presente PROTOCOLO a todos los interesados.
III.- GARANTÍAS DE EJECUCIÓN Y CUMPLIMIENTO
Para su correcto funcionamiento, el CANAL DE DENUNCIAS cumple una serie de garantías esenciales, tanto para el denunciante, como para el denunciado y para otras personas que puedan verse implicadas.
1. Garantías del denunciante: son imprescindibles para la efectividad del CANAL DE DENUNCIAS, ya que su inexistencia desincentivaría su utilización ante el conocimiento de una conducta impropia en la organización que suponga un incumplimiento normativo. Estas garantías son las siguientes:
• Confidencialidad: el canal de denuncias implantado permite y garantiza la confidencialidad del denunciante y de las comunicaciones.
• Indemnidad frente a represalias. La denuncia efectuada no puede dar lugar a represalias contra el denunciante. Por tanto, PROMEDIOS no podrá imponer ninguna sanción al empleado denunciante que esté motivada o guarde relación con la denuncia.
• Derecho a ser informado del resultado y seguimiento de la denuncia.
2. Garantías del denunciado: el CANAL DE DENUNCIAS garantiza también los derechos del denunciado y de otras personas que puedan verse afectadas. Estas garantías son las siguientes:
• El denunciado tiene derecho a conocer la existencia de una denuncia en su contra.
• El denunciado tiene derecho a ser oído en el expediente y a efectuar las alegaciones que considere procedentes.
• Los hechos denunciados han de ser ciertos, estando totalmente prohibidas las denuncias falsas. Si la denuncia resultara ser falsa, PROMEDIOS podrá aplicar una sanción al denunciante, de acuerdo a lo previsto en Manuales Internos o en medidas consideradas necesarias por la Dirección General de PROMEDIOS.
3. Garantías de otros afectados o implicados: pueden existir terceros implicados en los hechos, que pueden ser afectados, testigos, … cuyos derechos también deben ser protegidos. De esta forma:
• Se garantiza la protección de la intimidad y dignidad de las demás personas que puedan resultar implicadas.
• El denunciante debe asegurarse de que la información consignada en la denuncia en relación al incumplimiento producido es correcta, ya que podría afectar a otras personas diferentes del denunciado.
IV.- PROCEDIMIENTO
Presentación de la denuncia
Las denuncias podrán efectuarse en el CANAL DE DENUNCIAS de la entidad, al que se accede a través del siguiente enlace de Woffu:
adjuntamos un pequeño video explicando el uso de este canal.
Los hechos denunciados deben de ser ciertos, por ello, el denunciante deberá asegurarse de que la información proporcionada en la denuncia es correcta.
Recepción de la denuncia
Una vez recibida la denuncia, se procederá a su registro y en un plazo de siete (7) días hábiles se remitirá un acuse de la recepción de la misma al denunciante.
A continuación, se procederá a su análisis, PROMEDIOS tendrá un plazo máximo de 3 meses hábiles desde el registro de la denuncia, pudiendo resultar del mismo:
• su archivo o,
• la apertura de un expediente, si de la denuncia resulta algún indicio de incumplimiento de la normativa general o de la normativa interna de PROMEDIOS.
Archivo de la denuncia
Si la denuncia resultara infundada, se procederá al archivo de la misma informando de este hecho al denunciante. Los datos personales que puedan aparecer en la denuncia serán eliminados del CANAL DE DENUNCIAS.
Apertura y tramitación del expediente
Si de la denuncia se desprendieran indicios sobre su fundamento, el responsable del Servicio Canal de Denuncias PROMEDIOS informará de la apertura del expediente a la Dirección General de PROMEDIOS.
Asimismo, dará traslado de la denuncia al denunciado en un plazo no superior a siete (7) días hábiles desde la apertura del correspondiente expediente para que éste formule, en su caso, las alegaciones oportunas en los tres (3) días siguientes hábiles.
Durante la tramitación del procedimiento, el responsable del Canal de Denuncias podrá adoptar, por propia iniciativa o a solicitud de la Dirección General de PROMEDIOS, las medidas cautelares procedentes dirigidas al cese inmediato del incumplimiento normativo que se estuviese produciendo.
Con las debidas medidas de transparencia y confidencialidad, se iniciará el proceso de investigación cuya duración no será superior, en ningún caso, de 3 meses hábiles desde el registro de la denuncia.
Durante dicho período, se practicarán las pruebas necesarias para una eficaz investigación de los hechos (entre otras, siendo no limitativas: entrevistas a implicados, solicitud de documentos, obtención de información a través de otras personas o de fuentes externas, …)
La persona responsable del CANAL DE DENUNCIAS de PROMEDIOS, tendrá las facultades suficientes para dirigirse a cualquier departamento o persona de PROMEDIOS para obtener la información o la documentación necesaria.
El proceso de investigación se llevará a cabo con el máximo rigor para comprobar la veracidad de los hechos, respetando la presunción de inocencia y los demás derechos que asisten a las personas denunciadas.
Concluida la investigación se emitirá un informe de conclusiones, en un plazo no superior a 3 meses hábiles desde la fecha de cierre de la investigación de la denuncia, debidamente justificado en el que se propondrá al órgano directivo de PROMEDIOS alguna de las siguientes recomendaciones:
• El archivo de la denuncia si se comprueba que el incumplimiento normativo no se ha producido.
• Las medidas correctoras o sancionadoras que procedan si resultase acreditado el incumplimiento normativo. Estas medidas, en función de resultado que haya arrojado la investigación y el expediente tramitado, pueden consistir en la imposición de alguna sanción de acuerdo con lo establecido en los manuales internos de PROMEDIOS o en el traslado al juez o a la fiscalía de los hechos, así como, en su caso, la adopción de las medidas preventivas que se estimen oportunas para evitar que incumplimientos similares se vuelvan a producir.
Conclusión del expediente
Corresponde en último término al responsable del CANAL DE DENUNCIAS PROMEDIOS adoptar las medidas que pongan fin al procedimiento de forma correctamente justificada y documentada. Éstas, como ha sido indicado con anterioridad, podrán consistir en el archivo de la denuncia o en la imposición de medidas correctoras o sancionadoras, con sus consecuencias oportunas.
El denunciante, siempre, deberá ser informado del resultado de la denuncia efectuada en un plazo máximo de 3 meses hábiles desde la emisión y registro del informe de conclusiones que afecten al expediente.
V-TRATAMIENTO DE DATOS
Responsable de tratamiento de datos
Identificación
PROMEDIOS EXCLUSIVAS DE PUBLICIDAD SLU – B83541912
Passatge Montserrat Isern 1 (Hospitalet de Llobregat)
Tlf: 935.86.52.78
rosa.ramos@promedios.net
Identificación
PM PRINT EXCLUSIVAS DE PUBLICIDAD SLU – B86090792
Avenida de Somosierra 12 (San Sebastián de los Reyes)
Tlf: 91.637.34.50
rosa.ramos@promedios.net
Identificación
PM TRANS EUROPE SLU – B86090784
Avenida de Somosierra 12 (San Sebastián de los Reyes)
Tlf: 91.637.34.50
rosa.ramos@promedios.net
Identificación
PROMEDIOS EUROPEAN GROUP SL- B87678082
Avenida de Somosierra 12 (San Sebastián de los Reyes)
Tlf: 91.637.34.50
rosa.ramos@promedios.net
Finalidad del tratamiento
Los datos personales y la documentación aportada por el interesado o su representante legal a través del CANAL DE DENUNCIAS PROMEDIOS así como cualquier otra documentación relativa a la denuncia presentada aportada posteriormente serán tratados con la finalidad de recibir las denuncias de conductas inapropiadas o irregulares dentro de la actividad de esta entidad, su análisis, investigación y en su caso, la incoación de un expediente, la propuesta de medidas cautelares y propuesta de resolución de la misma.
Tiempo de conservación
Conforme se establece en el art. 24.4 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y Garantía de los derechos digitales.
Los datos de quien formule la denuncia o de los empleados y terceros se conservarán durante un plazo máximo de 3 meses tras la notificación de la irregularidad si los hechos no hubieran sido probados y siempre que no resulten necesarios para otras finalidades o a efectos probatorios del debido control y supervisión en la prevención de delitos.
En caso de que los hechos sí resulten probados o con indicios suficientes, los datos se conservarán en tanto sea necesario para el ejercicio de sus derechos por parte de la entidad o de las personas implicadas ante los tribunales de justicia, y cuando ya no sea necesario para ello, se suprimirán con medidas de seguridad adecuadas para garantizar la anonimización de los datos o la destrucción total de los mismos.
Legitimación del tratamiento
La legitimación de la entidad para el tratamiento de los datos personales, se basa en el consentimiento prestado por el interesado.
Destinatarios de comunicaciones o cesiones
PROMEDIOS no tiene previsto realizar ningún tipo de cesión de datos personales a terceros a excepción de las cesiones previstas legalmente cuando resulte necesario para la adopción de medidas disciplinarias o para la tramitación de los procedimientos judiciales que, en su caso, procedan.
Si la entidad tuviera previsto realizar cualquier otra cesión de sus datos personales a terceros, ésta le será comunicada previamente para recabar su consentimiento expreso.
Derechos del interesado
Puede ejercer todos los derechos según la legislación vigente sobre protección de datos.
Obtener confirmación por parte del responsable del tratamiento de si se están tratando o no datos personales que le conciernen. Acceder a sus datos personales, solicitar la rectificación de datos inexactos, solicitar la supresión de datos que ya no sean necesarios para los fines que se recogieron, solicitar la limitación u oposición del tratamiento de los datos, conservándose en este caso únicamente para el ejercicio de posibles reclamaciones, y solicitar la portabilidad de sus datos.
En caso de que PROMEDIOS trate estos datos para alguna finalidad en la que se haya solicitado su previo consentimiento, tiene derecho a retirar el mismo en cualquier momento sin que ello afecte a la licitud del tratamiento previo a su retirada.
Puede ejercer los derechos indicados anteriormente ante el responsable del tratamiento, cuyos datos figuran en este documento, aportando el correspondiente documento que le identifique.
Si lo desea puede solicitar los formularios necesarios para facilitarle el ejercicio de sus derechos.
Asimismo, puede presentar su reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos en la calle Jorge Juan nº 6 código postal 28001 de Madrid o en la Web www.agpd.es
V-DIVULGACIÓN DEL PROTOCOLO
Para la eficacia de PROTOCOLO CANAL DE DENUNCIAS, es imprescindible su comunicación y divulgación. La Dirección General de PROMEDIOS comunicará a todos sus trabajadores, facilitando que puedan conocerlo todas las personas sujetas a su ámbito de aplicación, mediante su publicación en la página web de PROMEDIOS y en cualquier otro de los medios internos que se consideren necesarios para su divulgación.
VI-DISPOSIONES ADICIONALES
1. En el supuesto de que el denunciante o el supuesto denunciado, fuese el responsable del CANAL DE DENUNCIAS de PROMEDIOS, en este caso, será dirección quién se haga cargo de todo el procesa en la medida que considere oportuno,
2. Las acciones incluidas en el presente Protocolo Canal de Denuncias serán independientes de cualesquiera otras que, sobre los mismos comportamientos o conductas, puedan interponerse al respecto ante instancias administrativas y/o judiciales.
3. Para todos los aspectos que pudieran tener aplicación en este Protocolo y, no hubieran sido determinados en el mismo, como punto de cierre, se tendrán en cuenta los que determinen las normativas vigentes aplicables que por similitud legal se les pudiera aplicar.
4. El presente Protocolo entrará en vigor al día siguiente de su aprobación por la Dirección General de PROMEDIOS, y será objeto de revisión cuando proceda, a decisión de la Dirección General de PROMEDIOS.